5 tips voor het veilig opbergen van documenten

Het veilig en overzichtelijk opbergen van documenten heeft veel voordelen. Je kunt alles makkelijker terugvinden wanneer je het nodig hebt en behoud alle overzicht. Daarmee bespaar je dus veel tijd en uiteindelijk ook geld. Wij hebben de beste tips voor het veilig opbergen van documenten voor je op rij gezet.

Het opbergen van documenten zorgt er ook voor dat gegevens niet langer rondslingeren op kantoor en voor ieder willekeurig persoon inzichtelijk zijn. Tijd om je documenten te archiveren dus!

Werk volgens een vaste structuur

Een van de gouden tips is werken volgens een vaste structuur. Zo weet je documenten altijd makkelijk te vinden. Er zijn verschillende structuren mogelijk. Je kunt denken aan sorteren op alfabet of werken met archiefnummers. Maar je kunt ook met kleurcodes werken. Het is vaak afhankelijk van de branche en het soort archief dat je hebt en structuur wilt geven.

Maak een documenten archief

Sommige documenten zijn niet meer belangrijk of afgehandeld. Veel van deze documenten kun je uiteindelijk weg gooien. Andere documenten moet je bewaren. Waarbij je het beste kunt werken met een documentenarchief. Zo kun je papieren voor een controle of omdat er alsnog vragen zijn gemakkelijk terugvinden.

Maak ook voor dagelijkse documenten een map. Zodat je deze altijd en overal bij de hand hebt en niet steeds in het complete archief hoeft te zoeken naar de benodigde documenten.

Weet waar je alles opbergt

Geef alle documenten een eigen plek. Dit kunnen mappen en ordners zijn. Maar ook een archieven kast waarin je alles netjes kunt opbergen. Als alles een duidelijke plek heeft geeft dit naast overzicht ook lucht om alles sneller terug te vinden. Hoe minder tijd je aan zoeken hoeft te besteden hoe meer tijd je uiteindelijk voor klanten hebt. Zorg er dus voor dat je een specifieke volgorde van opbergen hebt en blijft hanteren.

Bewaar documenten digitaal

Veel documenten kun je ook digitaal bewaren. Met voorkeur in de cloud, kies altijd voor een betrouwbare partner en goede backups van al je documenten. Zo ben je ervan verzekerd dat je nooit alle gegevens kwijt bent. Werken in de cloud wordt in Nederland steeds vaker gedaan. Je kunt alle documenten niet alleen sneller en makkelijker terugvinden. Ook heb je documenten altijd bij de hand als je een internetverbinding hebt.

Gebruik een archiefkast

Een archiefkast is is voor het structureren en het veilig opbergen van documenten altijd een goede keuze. Je hebt alles op een vaste plek en documenten zijn gemakkelijker te vinden zijn. In een archiefkast kun je documenten makkelijk scheiden in verschillende mappen. Voor documenten die je niet meer nodig hebt kun je eventueel en archiefdoos gebruiken. Zo zorg je ervoor dat je altijd het overzicht kunt houden.

Een archiefkast heeft nog een ander belangrijk voordeel. Je kunt de archiefkast namelijk ook afsluiten zodat niet iedereen erbij kan. Daarmee voorkom je dat documenten voor iedereen gezien kunnen worden en niet op de juiste manier worden geordend.

Nu jij weet hoe documenten opgeborgen moeten worden is het natuurlijk tijd om er werk van te maken. Best veel werk maar al je inspanningen zullen uiteindelijk worden beloond.